2003年2月26日,根據中共新余市委辦公室、新余市人民政府辦公室關于印發《新余市檔案局職能配置、內設機構和人員編制規定》的通知(余辦字［2003］16號)文件, 市檔案局為市委、市政府直屬事業單位(正縣級，保留市檔案館牌子)，三定方案定編16人。2008年，根據新余市機構編制委員會關于同意檔案局增設內設機構和領導職數的批復（余編字[2008]號），增加正科級職數1名，核減副科級1名，調整后市檔案局正科級職數4名，副科級1名。2009年，根據中共新余市委 新余市人民政府關于對全市紀檢監察派出（駐）機構實行統一管理的實施意見（余發[2009]12號）文件精神，減少紀檢組長職數1名。內設辦公室、業務監督指導科、檔案保管編研科、信息法規科。核定新余市檔案局機關事業編制14名，機關后勤服務人員事業編制2名。 領導職數和非領導職數：局長1名，副局長2名；正科級職數4名，副科級1名；正副主任科員3名。其主要職責是：1.對全市檔案事業實行統籌規劃、宏觀管理，編制檔案事業中長期發展規劃和年度工作要點，并監督實施；組織指導、檢查、監督和協調黨政機關、群眾團體、企事業單位及縣（區）的檔案業務工作，并對本行政區域內的檔案館進行監督和指導。2.集中統一管理本市黨政機關及群眾團體等單位的檔案資料，維護檔案的完整，確保檔案資料的安全。3.負責接收、整理市直機關的檔案資料，做好檔案的開發利用和檔案編研出版工作，為社會提供利用、收集我市有關散落散存在社會和其他部門的檔案資料，不斷豐富館藏。4.制定檔案人員隊伍建設計劃，組織實施檔案專業教育和檔案干部培訓工作。5.開展檔案學術活動，組織開展檔案工作經驗和信息交流活動。6.承辦市委、市政府交辦的其他工作。